Die edoosys-Module im Überblick

Das Modul „Schüler“ bildet das Kernmodul von edoo.sys. Dieses verwaltet sämtliche Stammdaten aller Schüler der jeweiligen Schule. Die Oberfläche passt sich abhängig vom Schultyp dynamisch den Anforderungen der jeweiligen Schulart an.

Die wichtigsten Funktionsbereiche im Überblick

• Stammdatenüberblick: 
  übersichtliche und anwenderfreundliche Verwaltung der Schüler. Hier werden die Daten für alle Arten von Schülern (Stammschüler, externe Prüfungsteilnehmer, Kooperationsschüler etc.) an der Schule gepflegt. Folgende Bereiche/Themen des Schülers sind für alle Schularten abgedeckt: Stammdaten, Adressen, Schullaufbahn, besuchter Unterricht, schuljahresspezifische Daten, Ein-/Austritt, Kontaktdaten von Erziehungsberechtigten, Noten etc.
• Schülerneuerfassung: 
  Um die Neuerfassung von Schülern für das Sekretariat möglichst komfortabel abwickeln zu können, bietet edoo.sys einen speziellen Schnellerfassungsmodus. Mit wenigen Mausklicks erstellt sich der Anwender auf die Schule zugeschnittene Schnellerfassungsmasken. Die wichtigsten Anmeldedaten sind auf diese Weise in kürzester Zeit erfasst.
• Schülerpool:
  Bei einem Schulwechsel kann die aufnehmende Schule die Schülerdaten von der abgebenden Schule automatisch ins System übernehmen.
• Bewerber: 
  Berufliche Schulen führen vor der tatsächlichen Aufnahme eines Schülers ein Bewerberverfahren durch. edoo.sys unterstützt diesen Auswahlprozess in vollem Umfang. Bewerber, die nach erfolgreichem Durchlauf des Rankingverfahrens eine Zusage für die Aufnahme bekommen haben, können direkt als neue Schüler in das Schülermodul übernommen werden.
• Ehemalige Schüler: 
  Das System archiviert alle ehemaligen Schüler der Schule für einen vorgegebenen Zeitraum. Somit lassen sich problemlos auch nachträglich Schulbescheinigungen, Zeugnisse etc. ausstellen.
• Notenverwaltung: 
  Entsprechend autorisierte Personen hinterlegen beim Schüler Einzelnoten von Klassenarbeiten oder sonstigen Leistungsnachweisen. Auf Grundlage der Einzelnoten ist es möglich, Durchschnitts- und Zeugnisnoten automatisch zu berechnen und in die Zeugnisse zu übertragen. Das Notenverwaltungsmodul kann auch für den Heimarbeitsplatz verwendet werden.
• Abschlussprüfungen: 
  Erfassung aller relevanten Daten der Schüler rund um die Abschlussprüfungen. Basierend auf den erfassten Daten und aktuellen Regelwerken, prüft und berechnet edoo.sys, ob Zulassungsvoraussetzungen erfüllt sind oder die Teilnahme an mündlichen Prüfungen nötig ist.
• Oberstufe: 
  Dieses Teilmodul ist für alle Schulen mit Oberstufe aktiviert. Sämtliche Prozesse der Oberstufe lassen sich abbilden. edoo.sys unterstützt den Anwender bei organisatorischen Aufgaben wie der Kurswahl- und Blockbildung bzw. der Bandeinteilung. Darüber hinaus macht edoo.sys Vorschläge zur Anrechnung von Pflicht- und Wahlpflichtfächern.

Eine hervorragende Klassenverwaltung stellt die Grundlage einer effizienten Schülerorganisation im Klassenverband dar.

edoo.sys ermöglicht neben der Stammdatenpflege (Klassenname, Klassenleiter, Klassenraum etc.) die Unterteilung von Klassen in verschiedene Bildungsgänge. Auf diese Weise können mehrgliedrige Bildungssysteme innerhalb einer Schule in edoo.sys abgebildet werden.

Die wichtigsten Funktionsbereiche im Überblick

• Klassengruppen: 
  Für den Fall, dass sich in einer einzelnen Klasse Schüler unterschiedlicher Bildungsgänge, Jahrgangsstufen oder Stundentafeln befinden, kann eine Klasse in beliebig viele Klassengruppen unterteilt werden. Die Bewältigung unterschiedlichster planerischer Anforderungen bei der Klassenbildung wird hierdurch maßgeblich erleichtert.
• Planübersicht: 
  Für jede Klassengruppe erhält der Benutzer eine Istübersicht über die sich darin befindenden Schüler,zum Beispiel differenziert nach Geschlecht. Die Planübersicht erlaubt eine manuelle Anpassung der Istwerte und bildet die Basis für die Planung der Schülerzahlen im Schuljahr, etwa für Einstiegsklassen. Die in dieser Aufstellung hinterlegten Zahlen können im Rahmen der Abgabe der Landesstatistik übermittelt werden.
• Minimierung von Prozesswegen:
  Auf Knopfdruck lässt sich eine Schülerliste der gewählten Klasse bzw. Klassengruppe anzeigen oder ausdrucken.
• Einstellung zu Zeugnisdaten: 
  In einem eigens dafür vorgesehenen Reiter „Zeugnisse“ werden Zeugnisarten, -datum und -unterzeichner festgelegt. Diese Daten stehen später beim Ausfüllen von Zeugnissen direkt zur Verfügung und sind nur einmalig an zentraler Stelle zu pflegen.
• Einstellung zu Notendaten: 
  Im Modul „Klassen“ besteht die Möglichkeit, die Grundeinstellungen für die „Notenmaske“ festzulegen. Dort wird definiert, wie viele bzw. welche Leistungsnachweise im Laufe des Schuljahres beim Schüler erfasst werden sollen.

Zum Thema Noten und Zeugnisse hält edoo.sys besonders umfangreiche Möglichkeiten bereit. Die Darstellungsform der Noten ist frei konfigurierbar, etwa nach der Anzahl schriftlicher und mündlicher Leistungsnachweise. Durchschnitts- und Zeugnisnoten berechnet das System automatisch. Für Verbalbeurteilungen stehen Textbausteine zur Verfügung. Einsicht und Zugriff auf die Noten lassen sich genau reglementieren. So kann man beispielsweise festlegen, dass Lehrkräfte nur die Bewertungen der Schüler in den eigenen Fächern und Kursen vornehmen dürfen.

Die wichtigsten Funktionsbereiche im Überblick

• Abschlussprüfungen: 
  Bei Abschlussprüfungen erfasst das System alle relevanten Informationen über die Kandidaten. edoo.sys berechnet die Prüfungszulassung auf Grundlage der Vorleistungen und der Vorgaben des geltenden Regelwerks, ebenso Anrechnungsvorschläge auf Basis der Vorleistungen und Prüfungsnoten.
• WYSIWYG: 
  Für die Erstellung der Zeugnisse stellt edoo.sys einen vollständig integrierten WYSIWYG („what you see is what you get“) Zeugniseditor bereit, das heißt, die Zeugnisse können am Bildschirm so angezeigt und bearbeitet werden, wie sie anschließend auch im Ausdruck aussehen. Die notwendigen vordefinierten Zeugnisschablonen für jeden Schultyp sind grundsätzlich in die Anwendung eingebunden.
• Zentrale Bereitstellung: 
  Zentrale Aktualisierungen an den Zeugnisschablonen können automatisch an die Schulen verteilt werden. Dadurch stehen Änderungen an den Zeugnisvorlagen, etwa aufgrund überarbeiteter Erlasslagen, allen Schulen per Softwareupdate in der Anwendung zur Verfügung. Somit wird sichergestellt, dass alle Schablonen der aktuellen Erlasslage entsprechen.
• Individuelle Gestaltung: 
  Selbstverständlich kann eine Schule sich auch individuelle Zeugnisschablonen erstellen. Im sogenannten Designmodus konfiguriert der Anwender eine Schablone ganz nach seinen Bedürfnissen. Diese Schablone wird in der Datenbank abgelegt und später im Erfassungsmodus automatisch von edoo.sys befüllt. Der edoo.sys Editor bietet maximale Flexibilität – und das ohne zusätzliche Lizenzkosten.

Neben Zeugnissen lassen sich in edoo.sys auch Berichte und Serienbriefe mit dem integrierten Editor „versandfertig“ generieren. Dazu hält das System eine umfangreiche Bibliothek an vordefinierten Schablonen (Layouts) vor, welche auch zentral bereitgestellt und aktualisiert werden können. Auch ein Etikettengenerator gehört zu diesem Funktionspaket. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Änderungen für die gesamte Korrespondenz pauschal einzurichten, etwa durch einfaches Tauschen von Feldinhalten.

Die wichtigsten Funktionsbereiche im Überblick

• Berichte verwalten: 
  Sämtliche Berichte der Schule werden in der sogenannten Berichtsbibliothek verwaltet. edoo.sys beinhaltet alle wichtigen Standardberichte. Aktualisierungen der Standardberichte kann der Anwender manuell anstoßen. Die Berichte werden dann heruntergeladen und in der Berichtsbibliothek zur Verfügung gestellt.
• Listengenerator: 
  Durch Auswahl der gewünschten Felder per Drag & Drop kann auch der unerfahrene Anwender schnell und einfach Berichte erstellen. Zur Formatierung des Berichts bietet edoo.sys vielfältige Möglichkeiten.
• Berichtseditor für Fortgeschrittene: 
  Für die Erstellung komplexerer Berichte kommt ein leistungsfähiges Werkzeug zum Einsatz. Damit sind versierten Anwendern, im Gegensatz zum Listengenerator, hinsichtlich Inhalt und Layout keine Grenzen gesetzt.
• Serienbriefe/Etiketten: 
  Die Verwaltung und Erstellung von Serienbriefen bzw. Etiketten können direkt innerhalb von edoo.sys erfolgen (es ist keine externe Textverarbeitung erforderlich). Die Gestaltung basiert auch hier auf dem Prinzip WYSIWYG.

Im Modul „Fächer“ wird eine Vielzahl nötiger Informationen der Unterrichtsfächer gepflegt. Die vom Benutzer vorgenommenen Einstellungen bilden die Grundlage für die Unterrichtsorganisation an der Schule.

Die wichtigsten Funktionsbereiche im Überblick

• Flexible Einstellungsmöglichkeiten: 
  Von der Festlegung der Unterrichtsarten eines Fachs über die Bildung von Fachgruppen bis hin zur Gewichtung der Fächer in Zeugnissen lassen sich nahezu alle für den Schulalltag notwendigen Einstellungen schnell und flexibel vornehmen.
• Zentralisierte Bereitstellung:
  Trotz umfassender Möglichkeiten zur Parametrisierung müssen edoo.sys Anwender nicht jedes Detail selbst konfigurieren. Statistisch relevante Fächer werden zentral bereitgestellt.
• Differenzierung:
  Sollten die zentral bereitgestellten Fächer für den Bedarf der Schule nicht ausreichen, lassen sie sich noch feiner differenzieren. Beispielsweise kann das offizielle Schülerfach „Differenzierter Sport“ durch zusätzliche Fächer wie „Fußball“, „Handball“ oder „Basketball“ ergänzt  bzw. verfeinert werden.

Für die Personalverwaltung stehen verschiedene Teilmodule zur Verfügung. Neben den Stammdaten zu den Lehrkräften können alle Daten zur exakten Abbildung der Unterrichtsversorgung verwaltet werden wie etwa Ermäßigungen, Anrechnungen, Abordnungen und Arbeitszeitkonten. Für das nicht unterrichtende Personal (beispielsweise Pflege- und Verwaltungskräfte) existiert ein eigenes Modul. Hierdurch gewährleistet edoo.sys eine umfassende Darstellung aller am Schulbetrieb Beteiligten.

Die wichtigsten Funktionsbereiche im Überblick

• Verwaltung der Lehrkräfte:
  Für die Lehrkräfte können alle für den Schulalltag nötigen Daten gepflegt werden. Neben den Stammdaten lässt sich der aktuelle Dienststatus ebenso erfassen wie Informationen über die Lehrbefähigung und -erlaubnis der Lehrkräfte. In einer übersichtlichen Darstellung erhält der Benutzer bei Bedarf zusätzlich eine Aufstellung über die Einsatzschulen, denen der ausgewählte Lehrer zugeordnet ist. Für solche Einsatzschulen sind alle für die Einsatzplanung der Lehrkräfte relevanten Daten einsehbar (beispielsweise Einsatzfächer, Beschäftigungsverhältnis, Ermäßigungen/Anrechnungen, Mehrung/Minderung, Arbeitszeitkonto etc.). Anhand dieser Informationen ist es für den Anwender ein Leichtes, den Überblick im Schulalltag zu bewahren.
• Einsatzübersicht: 
  Die Einsatzübersicht stellt alle Einsatzdaten der Lehrkraft aggregiert und übersichtlich dar (zum Beispiel tatsächliche Unterrichtspflichtzeit/Unterrichtsstunden). edoo.sys bietet hier auch die Möglichkeit zur vorläufigen Planung für das nächste Schuljahr und zur Verwaltung von Teilzeitanträgen.
• Verwaltungspersonal und unterrichtsbegleitendes Personal: 
  Mitarbeiter der Schulen, die sich explizit um die Betreuung förderbedürftiger Schulkinder auch außerhalb des Regelunterrichts kümmern (dazu zählen etwa Therapiekräfte, Pflegekräfte), sowie das Verwaltungspersonal (zum Beispiel im Sekretariat) sind für einen reibungslosen Schulbetrieb unerlässlich. Selbstverständlich können auch die Stammdaten dieser Mitarbeiter in edoo.sys verwaltet werden.

Im Modul „Unterricht“ wird die gesamte Unterrichtsverteilung verwaltet: Welche Lehrkraft unterrichtet welches Fach in welcher Klasse mit wie vielen Stunden? Welche Schüler besuchen den Unterricht? Daraus entsteht eine übersichtliche Matrix. Im Rahmen der vorläufigen Planung des Facheinsatzes und der Bedarfsermittlung erfasst man die geplante Stundenzahl und Fächer pro Lehrkraft für das kommende Schuljahr und sieht sofort, welche Fächer nach aktuellem Stand unterversorgt wären oder welche Lehrkräfte beispielsweise ihre Unterrichtspflichtzeit nicht erfüllen. Ausgefallener Unterricht lässt sich dadurch schnell ermitteln und wird mithilfe der umfangreichen Funktionen von edoo.sys auf ein absolutes Minimum reduziert.

Die wichtigsten Funktionsbereiche im Überblick

• Pflege der Unterrichtselemente in der Matrix:
  Die Pflege des Pflicht- und Wahlpflichtunterrichts erfolgt in einer Matrixdarstellung. In den Spalten der Matrix sind die Fächer bzw. Fachgruppen abgebildet; die Zeilen enthalten jeweils Klassen respektive Klassengruppen. In jeder Zelle dieser Matrix wird ein Unterrichtselement durch Angabe der Stundenzahl sowie der Lehrkraft vervollständigt. Zur Planung der Unterrichtsverteilung werden nahezu alle Unterrichtsarten und Formen unterstützt (zum Beispiel Blockunterricht oder Wiederholungsfaktoren).  
• Zusammenspiel mit Untis:
  Schulen, die auch Untis im Einsatz haben, profitieren im Unterrichtsmodul vom Zusammenspiel der beiden Lösungen. Die Schule entscheidet, ob sie die Unterrichtsverteilung in Untis oder in edoo.sys durchführt. Die Synchronisation ist in beide Richtungen möglich. Dadurch entfallen Doppeleingaben, was eine erhebliche Zeitersparnis mit sich bringt.
• Pflege der Unterrichtseinheiten/Kurse in Listen:
  Die Pflege des sogenannten „Besonderen Unterrichts“ bzw. der Kurse/des Ergänzungsunterrichts erfolgt in Form einer Listendarstellung. Der Anwender kann hier direkt Schüler zu den verschiedenen Kursen zuordnen und erhält zusätzlich eine Übersicht über die tatsächlichen, die geplanten und die externen Schüler eines Kurses.
• Prüfung und Auswertung des Unterrichtseinsatzes:
  edoo.sys bietet umfangreiche Prüfungsmöglichkeiten und Auswertungen zum Unterrichtseinsatz. Für den Anwender wird durch eine Ad-hoc-Plausibilisierung sofort ersichtlich, ob einer Lehrkraft zu viel oder zu wenig Unterricht zugeordnet wurde.
• Stecktafel:
  Insbesondere für kleinere Schulen wurde ein separates Stecktafelmodul integriert. Durch das „Stecken“ von Elementen per Drag & Drop kann die Schule schneller als auf herkömmlichem Weg ihren Unterricht planen. Durch Setzen von Sperren (Raum, Stunde, Lehrkraft) und die Plausibilisierung der gesteckten Unterrichtselemente erhält der Anwender maximale Unterstützung bei der Unterrichtsplanung. Lehrer-, Raum- und Klassenpläne stehen auf Knopfdruck zur Verfügung und erhöhen zusätzlich die Übersicht.

Neben den oben beschriebenen, rein planerischen Funktionen bietet edoo.sys auch eine große Palette statistischer Auswertungsmöglichkeiten.