Optimierung des Digitalisierungsworkflows für die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns

Konzeption und Implemetierung eines optimierten Digitalisierungsworkflows

Die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns hat einen toolgestützten Digitalisierungs- und Veröffentlichungsworkflow für digitalisiertes Archivgut etabliert, mit dem digitalisiertes Schriftgut angeliefert auf physischen Datenträgern über mehrere Schritte (Prüfungen, Konvertierungen, usw.) auf dem Internetauftritt der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns in der Findmitteldatenbank veröffentlicht werden und über Digitalisatviewer abgerufen werden können.

Der bisherige Workflow zeichnete sich durch zahlreiche, manuelle Schritte, fehlende Oberflächen zur Erleichterung der Bedienung durch Archivare, fehlende Sicherheitsprüfungen bei Bedienung durch weniger technischem Personal, Performanceproblemen, zahlreiche Fehler und Unzulänglichkeiten aus, die eine reibungslose und fehlerfreie Veröffentlichung erschwerten. Zudem wurde eine Aktualisierung der virtuellen Maschinen und Betriebssysteme, die eine Aktualisierung der Kernkomponenten des Workflows zur Folge hatte, angestrebt.Die Aktualisierung betraf ebenfalls das CMS (Typo3) des Internetauftritts der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns, unter der die Findmittel und Digitalisate zugänglich gemacht werden. Über einen Service (Findmittelservice) werden die Digitalisate im CMS eingebunden und öffentlich zugänglich gemacht.

Die Aufgabe von ISB war es, die erforderlichen Anpassungen an den Workflowkomponenten vorzunehmen. Auf diese Weise ist eine Migration und Aktualisierung im Rechnenzentrum möglich. Gleichzeitig wurde der Workflow stabilisiert, optimiert (Prozesskomplexität und Performance) sowie die Bereitstellung von Oberflächen für die zentralen Komponenten gewährleistet.

ISB hat die einzelnen Werkzeuge des Workflows in einem weitesgehend und oberflächengestützen Gesamtprozess ein. Dabei werden alle wesentlichen Komponenten auf einen aktuellen Stand gehoben, der Prozess strukturell vereinfacht, Technologien konsolidiert und der Gesamtprozess stabilisiert. Dies ermöglicht eine einfachere und wirtschaftlichere Wartbarkeit des Digitalisierungsworkflows und spart die Zeit durch eine asynchrone Verarbeitung der einzelnen Schritte.