Schulverwaltung goes online – Schulen im Spannungsfeld zwischen Onlinezugangsgesetz und DSGVO

Im Auftrag der Länder Bayern, Baden-Württemberg und RheinlandPfalz entwickelt ISB AG Schulverwaltungslösungen, welche die Schulen beim Management des schulischen Alltags unterstützen und den Austausch von steuerungsrelevanten Informationen zwischen Schulen und Schulaufsichtsbehörden ermöglichen. Damit stehen in allen drei Ländern landesweit einheitliche und schulartübergreifend einsetzbare Werkzeuge zur Verfügung, mit denen schulische Verwaltungs- und Planungsprozesse digital abgebildet werden. Dieser Ansatz hilft einerseits den Schulen, indem Arbeitsabläufe vereinheitlicht und Papierberge reduziert bzw. vermieden werden. Andererseits vereinfacht und beschleunigt er die Erhebung von einheitlichen Statistiken mit einer gleichbleibend hohen Datenqualität und ermöglicht somit eine zielgerichtete Steuerung des Schulsystems. Die Amtliche Schulverwaltung (ASV) wird in Bayern mittlerweile an 4.500 Schulen produktiv eingesetzt. Der Rollout von ASV-BW in Baden-Württemberg und edoo.sys in Rheinland-Pfalz ist in vollem Gange, so dass letztlich rund 12.000 Schulen in den drei Bundesländern mit den jeweiligen Systemen arbeiten werden. 

Hauptzielgruppe der Schulverwaltungssoftware sind zunächst die Schulleitungen und Sekretariate. Doch auch Lehrkräfte sind an den schulischen (Verwaltungs-)Prozessen maßgeblich beteiligt. Häufig haben Lehrkräfte jedoch nicht zu jeder Zeit Zugriff auf das System. In der Schule stehen oftmals nicht genügend Rechner zur Verfügung. Da die Software in der Regel in einem speziell abgesicherten Verwaltungsnetz der Schule läuft, ist der Zugriff von außerhalb der Schule normalerweise nicht möglich und aus Sicherheitsgründen auch nicht erwünscht. Dies führt dazu, dass es in den Schulen in Stoßzeiten, beispielsweise bei der Zeugniserstellung, zu Engpässen kommt. Diese werden beispielsweise durch das zeitweise Aufstellen zusätzlicher Rechner abgefangen, teilweise werden Daten aber auch durch die Lehrer in separaten Listen erfasst und später durch die Klassenlehrer oder Sekretariate in die Schulverwaltungssoftware übertragen. Diese manuelle Übertragung ist fehleranfällig und sorgt für zusätzlichen Aufwand. Typischerweise erledigen Lehrer einen großen Teil ihrer Verwaltungsarbeit von zu Hause aus. Ein Online-Zugriff auf das Schulverwaltungssystem ist daher wünschenswert, damit Daten zentral gepflegt und bereitgestellt werden können.

Mit der Notenerfassung Online (NEO) betreibt das Land BadenWürttemberg eine von ISB AG entwickelte, webbasierte Lösung, mit deren Hilfe Lehrer vom heimischen Arbeitsplatz aus Noten für ihre Schüler orts- und geräteunabhängig erfassen können. Die online eingegebenen Noten werden mit dem Schulverwaltungssystem synchronisiert und stehen dort zur weiteren Verarbeitung (z.B. zum Zeugnisdruck) zur Verfügung. Die mehrfache, manuelle und fehleranfällige Übertragung aus separat geführten Listen entfällt damit.

Das System startete im Jahr 2016 zunächst in einem Pilotbetrieb. Auf Grundlage der dabei gesammelten Erfahrungen wurde NEO seither konsequent weiterentwickelt. Seit 2017 befindet sich das System im Regelbetrieb und steht allen Schulen des Landes Baden-Württemberg für die Online-Eingabe der Noten zur Verfügung (siehe Info-Kasten). Auch die Länder Bayern und Rheinland-Pfalz planen den Einsatz von NEO.

Mit der Notenerfassung vom heimischen Arbeitsplatz ist ein erster Schritt getan. Für ihre tägliche Arbeit benötigen die Lehrer jedoch weitere Funktionen. So wird beispielsweise der Zugriff auf weitere Daten der Schüler zur Erzeugung von Berichten und Listen benötigt. Für die Planung von Klassenarbeiten und Ausflügen ist ein Terminkalender hilfreich. Die Online-Erfassung von Abwesenheiten und Fehlzeiten und ein automatisierter Abgleich mit den im Sekretariat eingegangenen Entschuldigungen würde den Kommunikationsaufwand deutlich reduzieren und schafft somit mehr Zeit für andere Themen im Schulalltag. Die modulare Architektur von NEO erlaubt eine stetige Erweiterung um weitere Funktionen. Alle Daten stehen ohne manuelle Übertragung sofort in der Schulverwaltungssoftware zur Verfügung. NEO wird so zum Lehrerportal, das alle wichtigen Funktionen zentral bereitstellt.

Eine große Herausforderung beim Einsatz solcher Lösungen stellen für die Schulen die Anforderungen des Datenschutzes dar. Die seit Mai 2018 gültige Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) enthält europaweit verbindliche, einheitliche Regelungen für den Datenschutz. Darin wurden die bisher für den Umgang mit personenbezogenen Daten geltenden strengen Regeln noch einmal verschärft (Dokumentation und Nachweispflichten). Zudem können Verstöße gegen die Verordnung mit hohen Bußgeldern belegt werden. Die Verunsicherung bei Schulen und Lehrern ist groß. Dürfen Lehrer Daten ihrer Schüler überhaupt noch auf dem eigenen Computer speichern, ohne sich haftbar zu machen? Diese Unsicherheit führte vereinzelt dazu, dass Schulen vorerst ganz auf den Betrieb einer Schul-Website verzichten, um kein Risiko einzugehen. In einer Düsseldorfer Grundschule ging die Unsicherheit sogar so weit, dass man komplett auf die computergestützte Zeugniserstellung verzichtete und alle Jahreszeugnisse von Hand geschrieben wurden (https://www.sueddeutsche.de/bildung/die-dsgvo-und-ihre-folgen-lehrer-schreiben-sich-die-fi nger-wund-1.4011933).

Hier kann den Schulen geholfen werden, indem ihnen Lösungen zur Verfügung gestellt werden, die bereits während der Entwicklung einen klaren Fokus auf das Thema Datenschutz hatten und für die eine entsprechende Freigabe vorliegt. So wurde beispielsweise auch NEO vor der Aufnahme des Produktivbetriebs durch die jeweiligen Datenschützer geprüft und freigegeben. Durch den zentralen und professionellen Betrieb in einem Rechenzentrum der BITBW, dem IT-Dienstleister des Landes Baden-Württemberg, ist darüber hinaus sichergestellt, dass Datenschutzanforderungen, wie eine strikte Zugangskontrolle, jederzeit berücksichtigt werden. Für Schulen und Lehrer bedeutet dies Rechtssicherheit. 

Mit NEO steht hierzu eine erprobte Architektur zur Realisierung und Digitalisierung von Prozessen des schulischen Alltags zur Verfügung. Herzstück ist dabei die sichere Synchronisation der relevanten Daten zwischen Schulverwaltungssoftware und Webanwendung(en). Dadurch ist eine effektive Abwicklung der jeweiligen Verwaltungsprozesse gewährleistet. Die modulare Architektur gewährleistet, dass neue Prozesse jederzeit ergänzt werden können und somit ein Schulportal für verschiedene Benutzergruppen, wie Lehrer, Eltern und Schüler, zur Verfügung gestellt wird.

Um die Anforderungen aus dem OZG zu erfüllen, müssen die so umgesetzten Schulportale in die jeweiligen E-Government Portalverbünde integriert werden. Ein Schlüsselfaktor dabei ist ein einheitliches Login über eine flexible Authentifizierungskomponente. Diese ist so gestaltet, dass neue Authentifizierungsmethoden jederzeit eingebunden werden können. Dadurch ist sichergestellt, dass die Anbindung an das Identitätsmanagement der jeweiligen Länder (z.B. BayernID3) mit geringem Aufwand möglich ist.